5 razones por las que implantar un proyecto de recepción de facturas electrónicas

Latam 15 de noviembre de 2017

La facturación electrónica tiene dos direcciones: de entrada y de salida. Tan importante es gestionar eficazmente las facturas emitidas como las recibidas.

La recepción de facturas en papel conlleva una serie de problemas que complican enormemente el proceso. La solución pasa por apostar por un proyecto de recepción que no solo elimine un circuito de tareas tan complejo, sino que suprima completamente los errores asociados a factores humanos y aporte otra serie de beneficios para la empresa.

  • Sin errores: el formato electrónico permite recibir las facturas en el formato correcto y con la información necesaria que facilita su tramitación y contabilización interna eficientemente. Si la factura tiene todos los datos necesarios, se deja pasar al proceso interno. En caso contrario, se rechaza automáticamente. La clave consiste en recibir solamente facturas en formato correcto y a la persona o departamento correspondiente, eliminando el esfuerzo interno innecesario derivado de facturas incorrectas, que implica el trabajo de diversos departamentos, responsables, etc.
  • Adiós a tareas improductivas: la factura electrónica se integra automáticamente en el programa de gestión corporativo, evitando la manipulación, impresión, lectura y tecleo a mano de los datos. Los datos de las facturas correctas se incorporan automáticamente en los sistemas para su tratamiento y contabilización interna.
  • Sin discrepancias: la factura electrónica se integra en los procesos de aprobación de forma automática, incluso aunque no se disponga de un workflow, lo que facilita la gestión interna de complejos procesos previos al pago de la factura. En caso de rechazo, una gestión eficaz de las discrepancias puede aportar a la empresa la eliminación de las pérdidas de tiempo innecesarias y trasladar los motivos de rechazos.
  • Retorno de la inversión: la inversión inicial de un proyecto de facturación electrónica se compensa con los ahorros obtenidos en un plazo muy corto de tiempo. Con la puesta en marcha de un proyecto de recepción de facturas electrónicas, aun tomando en consideración los costes de puesta en marcha y el lógico paso gradual de papel a electrónico de los proveedores, los ahorros obtenidos compensan la inversión en menos de un año.
  • Bueno para los proveedores: la necesidad de convencer a los proveedores para que adopten el cambio es uno de los motivos más importantes para no dar el paso. La realidad es contar con un canal seguro de comunicación con su empresa y con otros posibles clientes le permitirá sacar el mayor provecho a su solicitud. Entre las ventajas que tendrá el proveedor destacan el acuse de recibo electrónico, la consulta del estado de tramitación durante todo el proceso, la posibilidad de subsanación y corrección cuando el cliente le notifica algún rechazo o se detecta un error y la posibilidad de enviar facturas electrónicas a todos sus clientes y beneficiarse también del ahorro de costes.

 

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