20 de junio de 2018
La implementación de un sistema de recepción de facturas electrónicas implica grandes mejoras y ventajas; convirtiéndose en un recurso esencial para el éxito de las empresas.
Entre los principales beneficios de implantar un proyecto de recepción de facturas electrónica se destacan:
- Reducción de costes: cuando las empresas comienzan a recibir facturas electrónicas, el ahorro por e-factura es del 65% respecto al uso de una factura tradicional.
- Reducción de tiempo: además de ofrecer un proceso de validación y aprobación automático, los sistemas de recepción de facturas electrónicas reducen considerablemente el tiempo de procesamiento de datos. Se estima que con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y recepción de la factura; mientras que con la e-factura solo se emplean 2 minutos y 30 segundos en realizar todas estas tareas.
- Recepción inteligente: Todas las facturas llegan a un único buzón, sin importar si su origen es el correo postal, e-mail o cualquier otro canal. Además, este buzón se encuentra integrado en el sistema de gestión de la empresa, lo que reduce la posibilidad de errores, de extravíos o de duplicaciones de facturas.
Por otra parte, además de ser un proceso tedioso, el cotejo manual de facturas es 4 veces más caro que el uso de un sistema electrónico. - Reducción de los tiempos de pago: la aprobación de facturas se realiza de forma automática, lo que implica que los retrasos en los pagos se reducen a la mitad.
Además, cada departamento es responsable de sus facturas. Por lo que el departamento encargado del pago de la factura se libera de carga de trabajo relacionado con la validación de facturas. - Comunicación directa con el proveedor: implementando la recepción de facturas electrónicas se eliminan las llamadas a los proveedores para solventar discrepancias en las facturas y se informa directamente a los proveedores de cualquier error que pueda existir.
- Archivo y custodia en la nube: desaparece el lugar físico consagrado al almacenamiento de facturas en papel. Se podrán consultar las facturas en cualquier momento y desde diferentes dispositivos.
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