Gestión financiera en una empresa 4.0
La importancia del CFO en una empresa 4.0
La digitalización es sinónimo de dinamismo. Tanto clientes como proveedores están cada vez más acostumbrados a la inmediatez y a la trazabilidad de los procesos y, por eso, hoy más que nunca el tiempo de las empresas es oro.
Una empresa 4.0 es aquella que aplica las nuevas tecnologías en sus procesos estratégicos para crear valor añadido y ser más eficiente, desarrollando un perfil digital. En los últimos años, el rol del CFO está cambiando, ya no solo se ocupa del análisis financiero sino también de incorporar en tiempo real datos y variables financieras que impulsan la transformación de los procesos de la compañía, en busca de una mejora continua de su eficiencia.
Los responsables financieros se enfrentan a unas duras condiciones de cambio: aumento de la información y las tecnologías que son capaces de cambiar las condiciones de mercado y del trabajo, un cliente muy variable y una alta velocidad de transformación del entorno. El CFO aporta un trascendental valor como motor de innovación.
La labor de cobrar en las empresas debe tomar en consideración varias etapas: facturación, seguimiento prevencimiento, postvencimiento, tratamiento de morosidad y, la gestión de la tesorería y las necesidades de financiación en todo el proceso. Todas ellas están conectadas y cualquier cambio tiene consecuencias en la siguiente etapa del proceso. El director financiero es una parte esencial para sacar el máximo rendimiento de los recursos disponibles, situando a la compañía en ventaja respecto a su competencia.
¿Cómo cobran las empresas?
Factores que afectan al Periodo Medio de Cobro (PMC)
Todas las empresas, independientemente de su tamaño, sector o ámbito geográfico, se encuentran a diario ante una misma obligación: el seguimiento del cobro de las facturas emitidas a sus clientes.
Aunque todas comparten esa exigencia, la manera de afrontarla difiere en gran medida. El cobrador puede encontrarse con entidades que cumplan con los acuerdos suscritos y períodos establecidos legalmente o con todo lo contrario, con empresas que intencionadamente acumulan retrasos habituales en el momento del pago, en busca de una financiación gratuita a costa de sus proveedores.
A la vez, la forma de pago, cuando se cobra a crédito, establece cuáles de ellas requieren más esfuerzo y cuentan con más riesgo de retrasos o, en caso extremo, de impagos.
El comportamiento de pago de las empresas españolas
Las compañías españolas están lejos de encontrarse entre las mejores pagadoras de Europa. En la actualidad, de acuerdo con el “Estudio de Comportamiento de pago de las empresas españolas”. En el primer trimestre de 2021, el Periodo Medio de Pago (PMP) de las empresas era de 94,13 días.
El plazo medio pactado en España es de 77,89 días, lo que supone que el Retraso Medio de Pago sobre el plazo fijado de las empresas españolas es de 16,24 días.
Panorama del comportamiento de pagos de las empresas españolas
¿Por qué se retrasan los pagos?
¿Cómo mejorar el PMC y aumentar la liquidez?
Para mejorar el PMC de una empresa es indispensable añadir elementos que digitalicen y automaticen todo el proceso de facturación. No estamos hablando de sistemas complejos internamente sino de dar al departamento de facturación y cobro un conjunto de herramientas que transformen el trabajo manual, complementándolo con nuevas herramientas de decisión autónoma basadas en RPA e inteligencia artificial. Estas herramientas proporcionan trazabilidad e información en un entorno totalmente opaco.
Desplegar esta tecnología implica liberar una parte de los recursos de una compañía, al reducir la necesidad de realizar tareas monótonas y poco productivas. Adicionalmente, al detectar las incidencias de modo temprano, se evita reclamar situaciones de morosidad.
Sistemas RPA
La digitalización de la economía ha aumentado exponencialmente la cantidad de información que manejamos y el número de tareas relacionadas con su gestión. Los sistemas RPA (Robotics Process Automation) son una solución para agilizar la ejecución de procesos necesarios, pero largos y repetitivos.
La comunicación electrónica entre empresas reduce los errores humanos en el proceso de facturación drásticamente, estableciendo sencillas reglas de decisión, como rechazar o aceptar facturas automáticamente, sin intervención humana.
Mediante la automatización de procesos, es posible sustituir labores imprescindibles para cobrar a tiempo, pero a la vez monótonas y masivas en mano de obra a las que habitualmente no llegamos: verificación de que el cliente tiene la factura y que esta es correcta, así como personalizar los flujos de seguimiento de las facturas en función de diferentes tipologías (por ejemplo, deudores segmentados por periodo medio de pago).
Este tipo de software es ágil, no invasivo y proporciona un ROI fácilmente reconocible, especialmente en cuanto a reducción de la carga de trabajo en el backoffice (procesos repetitivos de finanzas, contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, servicio al cliente, etc.).
Herramientas de inteligencia artificial
Contar con una amplia batería de opciones para contactar con el cliente es importante para poder llegar a él. A su vez, sus respuestas se producen por múltiples canales.
La coordinación de la tipología de canal utilizado difiere de cada momento, factura y cliente. Para ello es necesario no sólo trabajar con los tradicionales emails y llamadas sino también con un conjunto de herramientas de interacción que hagan a tu cliente dueño y decisor de su respuesta.
La incorporación de herramientas de inteligencia artificial en este ámbito especialmente en el reconocimiento y clusterización de respuestas, permite analizar de un modo desatendido miles de interacciones con los interlocutores del proceso de pago de una factura, de modo que el sistema permita llegar a tiempo no sólo a todos los clientes, incluso a los interlocutores relevantes en el proceso de aprobación y pago.
Soluciones digitales para el CFO de hoy
Connect Track2pay® funciona realizando un seguimiento de la factura desde el momento en que ésta se emite hasta que llega la fecha de vencimiento acordada con el cliente, reaccionando a los diferentes estados por los que pasa esa factura mediante mecanismos de trabajo automatizados.
Podrás verificar, desde un primer momento, si tu cliente ha recibido y abierto la factura, detectando posibles errores, y realizar un seguimiento proactivo durante todo el proceso hasta el cobro.
Para el CFO de hoy, Connect Track2pay® supone un gran aliado, ya que da respuesta a todos los motivos por los cuales existen retrasos en los pagos, permitiendo el seguimiento inteligente y automatizado de facturas prevencimiento. Una solución clave para cobrar antes tus facturas y mejorar la liquidez.
¿Cómo funciona?
Envía por email interactivo las facturas que hoy envías en papel o PDF por email tradicional
El email interactivo te asegura la trazabilidad, el email tradicional no.
¿Qué ventajas ofrece a tu empresa?
Cobra antes tus facturas, reduce el periodo medio de cobro mínimo en 5 días.
Simplifica y automatiza el envío y seguimiento de facturas.
Visión 360º de tus facturas, detectando disconformidades o errores antes de su vencimiento.
Mejora la comunicación con tus clientes ante disconformidades.
Digitaliza todas tus facturas en papel y ahorra un 60% de tiempo y costes.
Notificaciones automáticas sobre los cambios de estado de tus facturas.
Casos de éxito
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