Factura electrónica obligatoria
en Colombia
La factura electrónica en Colombia ya es una realidad. A continuación,
te presentamos una guía completa y actualizada sobre la
facturación electrónica en Colombia.
¿Cómo es la factura electrónica en Colombia?
La factura electrónica en Colombia es un documento digital que reemplaza la factura en papel y tiene la misma validez legal y fiscal. Garantiza la trazabilidad, autenticidad e integridad de la información, ya que debe ser validada previamente por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) antes de ser entregada al cliente. Este proceso asegura que el documento cumpla con los requisitos técnicos, jurídicos y tributarios establecidos.
La facturación electrónica está regulada principalmente por la Resolución 000165 de 2023, que actualiza y unifica las disposiciones relacionadas con el Sistema de Facturación Electrónica (SFE). Esta norma establece quiénes están obligados a facturar, los documentos que hacen parte del sistema (factura de venta, documentos equivalentes, nómina electrónica, documento soporte, etc.) y las reglas de generación, transmisión, validación y conservación de las facturas.
Hay 21 normativas que establecen el marco regulatorio de la factura electrónica en Colombia, dentro del cual nos encontramos resoluciones, decretos y leyes, entre otros. La última actualización fue la Resolución 000202 de 31 de marzo de 2025. Puedes consultar las 21 normativas en la página oficial de la DIAN pinchando aquí.
Además, la factura electrónica es el soporte válido de operaciones de compraventa de bienes y/o prestación de servicios en el país, lo que permite que los contribuyentes usen estos documentos como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
En Colombia, el uso de la factura electrónica ha crecido de manera sostenida en los últimos años, impulsado por la obligatoriedad progresiva impuesta por la DIAN y la digitalización de procesos en el sector empresarial. Hoy en día, prácticamente todas las empresas y personas naturales responsables de IVA o impuesto al consumo deben emitir facturas electrónicas, y la DIAN ha implementado servicios complementarios como el RADIAN para el registro de facturas como títulos valores, facilitando el factoring electrónico y el acceso a liquidez para los negocios.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar factura electrónica en Colombia?
La factura electrónica en Colombia no solo cumple con las obligaciones fiscales, sino que también optimiza procesos, reduce costos y mejora la seguridad de las transacciones. A continuación, te presentamos los 7 principales beneficios de implementarla en tu empresa o negocio:
- La factura electrónica tiene la misma validez jurídica que la factura en papel y garantiza la autenticidad, integridad y trazabilidad de los documentos gracias a la firma digital y la validación de la DIAN.
- Disminuye gastos de papel, impresión, almacenamiento y envío, optimizando los recursos de la empresa.
- Facilita la automatización de procesos contables, reduciendo errores manuales y tiempos de gestión.
- Permite cumplir fácilmente con las obligaciones fiscales, facilita la generación de informes y la preparación de declaraciones de impuestos.
- Integración con sistemas como RADIAN y automatización de devoluciones, conciliaciones y pagos electrónicos.
- Reduce el consumo de papel y tinta, contribuyendo a prácticas más sostenibles y al cuidado del medio ambiente.
- Permite rastrear operaciones en tiempo real, reducir riesgos de fraude y facilita la integración con software contable y ERP, impulsando la digitalización y eficiencia empresarial.
¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica en Colombia?
La facturación electrónica en Colombia es obligatoria desde el 1 de enero de 2019, las empresas que declaran y pagan IVA y/o el impuesto al consumo empezaron a tener la obligación de expedir facturas electrónicas. Además, para la mayoría de los contribuyentes, incluyendo servicios públicos domiciliarios, extractos bancarios y tickets para eventos como cine y artes escénicas.
Además, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha establecido un calendario progresivo para la obligatoriedad de la facturación electrónica en otros sectores. Es importante destacar que la DIAN ha identificado ciertos municipios con conectividad limitada donde se podrían aplicar excepciones a la obligatoriedad de la facturación electrónica. Sin embargo, estas excepciones están sujetas a condiciones específicas y deben ser consultadas directamente con la DIAN.
El plan piloto comenzó en abril de 2016, involucrando a 59 empresas que probaron la emisión y recepción de facturas electrónicas. Esta experiencia inicial permitió ajustar la tecnología y los procedimientos antes de extender su uso a más contribuyentes.
En marzo de 2019, la Resolución 020 de la DIAN estableció la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las personas y entidades catalogadas como comerciantes, marcando el inicio de la adopción masiva del sistema.
Posteriormente, la Resolución 1092 de 2022 introdujo cambios en la normativa, incluyendo el uso limitado de facturas POS para ventas de menor valor, buscando facilitar el cumplimiento y garantizar mayor transparencia en las operaciones comerciales.
Con la Resolución 165 de noviembre de 2023, se actualizaron los estándares técnicos del sistema de factura electrónica:
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Se implementó la versión 1.9 del anexo técnico para facturas de venta.
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Se incorporó el documento equivalente electrónico (anexo 1.0), reemplazando al tradicional tiquete de máquina registradora con POS.
Hoy en día, la obligatoriedad de la factura electrónica se aplica de manera escalonada según el tipo de contribuyente:
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Grandes contribuyentes: desde febrero de 2024.
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Declarantes de renta que no son grandes contribuyentes: desde marzo de 2024.
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Otros contribuyentes y no declarantes de renta: desde abril de 2024.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en Colombia?
En Colombia, la factura electrónica es obligatoria para distintos tipos de contribuyentes, según su actividad económica, régimen tributario y volumen de ingresos. Esta medida, implementada por la DIAN, busca mejorar la eficiencia fiscal, garantizar la transparencia en las transacciones y apoyar la digitalización de las empresas.
1. Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta.
Todas las personas naturales y jurídicas que estén obligadas a declarar Impuesto sobre la Renta y Complementarios deben emitir factura electrónica. Esto aplica tanto a grandes contribuyentes como a pequeñas y medianas empresas (MiPymes) que realicen ventas o servicios sujetos a IVA o Impuesto Nacional al Consumo.
2. Sujetos responsables del IVA.
Los contribuyentes que deban cobrar Impuesto sobre las Ventas (IVA) también están obligados a facturar electrónicamente. Esto incluye quienes operan bajo el régimen común y, en ciertos casos, bajo el régimen simplificado, siempre que superen los límites establecidos por la DIAN.
3. Comerciantes y profesionales independientes.
Los profesionales independientes y comerciantes que realicen transacciones económicas frecuentes y cuyos ingresos excedan los umbrales definidos por la DIAN deben adoptar la facturación electrónica. Esto cubre actividades comerciales, prestación de servicios profesionales y técnicos, así como otros servicios económicos habituales.
4. Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación.
Las personas y empresas acogidas al Régimen Simple de Tributación también deben emitir facturas electrónicas. Aunque este régimen simplifica otras obligaciones fiscales, no exime a los contribuyentes de registrar sus operaciones digitalmente.
5. Entidades sin ánimo de lucro.
Fundaciones, asociaciones y corporaciones sin ánimo de lucro que realicen actividades que generen ingresos gravados, o presten servicios sujetos a IVA o Impuesto Nacional al Consumo, están igualmente obligadas a facturar electrónicamente.
6. Organismos del sector público.
Las entidades públicas que realicen actividades comerciales o presten servicios sujetos a impuestos también deben usar factura electrónica para registrar sus operaciones.
7. Actividades nuevas incorporadas por la Ley 000165 de 2023.
La Ley 000165 amplió la obligatoriedad a sectores emergentes, como educación en línea o servicios digitales de entretenimiento, siempre que los ingresos superen los umbrales definidos por la DIAN.
8. Transacciones internacionales.
Finalmente, quienes exporten bienes o servicios también deben emitir factura electrónica, asegurando que sus operaciones cumplan con la normativa fiscal colombiana.
¿Quiénes no están obligados a facturar electrónicamente en Colombia?
Aunque la factura electrónica es obligatoria para la mayoría de contribuyentes, existen ciertos casos exentos:
- Contribuyentes sin ingresos gravados significativos. Personas naturales o jurídicas que no superan los umbrales definidos por la DIAN y no realizan operaciones sujetas a IVA o Impuesto Nacional al Consumo.
- Pequeños comerciantes o prestadores de servicios con facturación mínima. Aquellos cuyas ventas o servicios no alcanzan los montos establecidos como obligatorios para facturación electrónica.
- Actividades ocasionales o no comerciales. Operaciones esporádicas que no constituyen una actividad económica habitual.
- Sectores específicamente exentos por la DIAN. Algunos contribuyentes bajo regímenes especiales, según lo determine la normativa vigente.
¿Cómo es el funcionamiento del sistema de facturación en Colombia?
En Colombia, la facturación electrónica se gestiona a través de un sistema centralizado supervisado por la DIAN. Este sistema garantiza que todas las facturas y documentos relacionados sean legales, seguros y rastreables, evitando errores y fraudes en los procesos comerciales.
Qué es el Sistema de Facturación Electrónica (SFE)
El SFE es una plataforma que combina documentos digitales, procedimientos y servicios tecnológicos para registrar las operaciones comerciales de manera electrónica. Su principal objetivo es simplificar la gestión fiscal, reemplazar el papel y asegurar que todas las transacciones sean verificables por la DIAN.
Documentos que forman parte del SFE
Actualmente, el sistema permite emitir distintos tipos de documentos electrónicos:
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Factura de venta electrónica, utilizada para cualquier operación de bienes o servicios gravados.
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Documento de contingencia, para situaciones en las que no se pueda emitir la factura electrónica de inmediato.
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Soporte de pago de nómina electrónica, que reemplaza los registros tradicionales de nómina en papel.
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Documento de compras a proveedores no obligados, que permite documentar adquisiciones de manera digital.
¿Cuál es el objetivo de la factura electrónica?
El principal objetivo de la factura electrónica en Colombia es modernizar y fortalecer el sistema tributario del país mediante la digitalización de los procesos de facturación, permitiendo un mayor control y trazabilidad de las transacciones económicas realizadas por personas naturales y jurídicas.
Este mecanismo, implementado y regulado por la DIAN, busca facilitar la fiscalización en tiempo real, reducir la evasión de impuestos y promover una cultura de cumplimiento tributario más transparente y eficiente. Además, la factura electrónica contribuye a la simplificación de trámites administrativos tanto para el Estado como para los contribuyentes, al eliminar el uso del papel, optimizar los tiempos de respuesta en auditorías y brindar mayor seguridad en la emisión de documentos gracias al uso de firmas digitales y validaciones previas.
A su vez, fomenta la competitividad empresarial al permitir una mejor organización contable y financiera, y abre la puerta a procesos automatizados de gestión comercial, contabilidad e inventarios, que representan una ventaja significativa para las empresas frente a un entorno económico cada vez más digitalizado.
Obligatoriedad de la factura electrónica en Colombia
Desde 2019, todas las empresas deben emitir facturas de venta electrónicas que sean validadas previamente por la DIAN antes de ser entregadas al cliente.
Formatos de factura electrónica en Colombia
El formato requerido para las facturas electrónicas es XML, basado en el estándar UBL V2.1 (Universal Business Language) adoptado por la DIAN.
Sistema de firma electrónica y almacenamiento
La firma digital es un requisito obligatorio que asegura la autenticidad y la integridad de la factura electrónica desde su emisión hasta su almacenamiento. Se genera mediante un certificado digital emitido por una autoridad de certificación acreditada por el ONAC, como SERES.
El almacenamiento es obligatorio para emisores y receptores de factura electrónica durante mínimo 5 años.
Control fiscal en Colombia
Es obligatorio utilizar un sistema de numeración consecutiva, el cual se debe solicitar a la DIAN una vez que la empresa esté autorizada como emisor de facturas electrónicas. La DIAN asigna los rangos de numeración y la clave técnica de control, necesarios para generar el Código Único de Factura Electrónica (CUFE). Este código identifica de manera única cada factura y garantiza la integridad de la información. El CUFE se encripta mediante el algoritmo SHA384 y se construye combinando los datos de la factura con la clave técnica.
¿Cómo hacer una factura electrónica a la DIAN en Colombia?
Emitir una factura electrónica en Colombia es un proceso que combina cumplimiento normativo y herramientas digitales. A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacerlo de forma correcta y segura:
Antes de emitir facturas, debes estar registrado ante la DIAN como facturador electrónico. Esto incluye:
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Crear tu usuario en la plataforma de facturación de la DIAN.
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Elegir el tipo de facturador:
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Proveedor tecnológico autorizado, que se encarga del procesamiento y envío de facturas.
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Software propio, desarrollado por la empresa para emitir y transmitir facturas electrónicas.
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Servicio gratuito de facturación de la DIAN, ideal para pequeñas empresas o contribuyentes que recién inician.
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La firma digital garantiza la autenticidad e integridad de la factura electrónica. Para obtenerla:
- Solicita un certificado digital emitido por una entidad certificadora autorizada.
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Instálalo en tu sistema de facturación para firmar electrónicamente cada documento.
Tu sistema debe cumplir con los requisitos técnicos de la DIAN, incluyendo:
- Formatos estándar XML para facturas de venta y documentos equivalentes.
- Integración con la plataforma de validación de la DIAN para envío y aceptación de facturas.
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Capacidad de generar el CUFE (Código Único de Factura Electrónica), que identifica cada factura de manera única.
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Ingresa los datos de la operación: datos del cliente, productos o servicios, impuestos aplicables y totales.
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El sistema genera la factura en formato digital y la envía a la DIAN para su validación.
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Solo cuando la DIAN acepta la factura se considera válida para efectos legales y fiscales.
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Una vez validada, envía la factura al cliente en formato electrónico.
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Guarda una copia digital por el tiempo exigido por la DIAN (mínimo 5 años).
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Esto facilita auditorías, controles internos y reportes fiscales.
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En caso de fallas tecnológicas, puedes emitir facturas en papel o POS temporalmente.
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Estas facturas deben ser reportadas y transmitidas electrónicamente a la DIAN dentro del plazo establecido, para no afectar la validez legal.
¿Cómo emitir una factura electrónica a la DIAN?
En resumen, para emitir una factura electrónica a la DIAN debes cumplir los siguientes pasos:
- Registro como facturador electrónico: Habilítate en la plataforma de la DIAN o mediante un proveedor autorizado.
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Obtener certificado digital: Firma la factura electrónicamente para garantizar autenticidad e integridad.
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Generar la factura: Ingresa datos del cliente, productos/servicios e impuestos en formato XML.
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Enviar a la DIAN: Transmite la factura para su validación; solo será válida cuando sea aceptada.
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Entregar al cliente: Envía la factura electrónica ya validada.
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Almacenamiento: Conserva la factura digital por el período exigido por la DIAN (mínimo 5 años).
¿Cuáles son los requisitos de la factura electrónica en Colombia?
La factura electrónica debe cumplir con ciertos requisitos, entre ellos:
- Ser generada en formato XML, bajo el estándar UBL exigido por la DIAN.
- Incluir todos los datos exigidos por ley (emisor, receptor, concepto, impuestos, valores, fecha, etc.).
- Estar firmada digitalmente para garantizar autenticidad e integridad.
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Ser enviada a la DIAN para su validación, antes o en el momento de entregarse al cliente.
¿Qué es el código CUFE?
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es un identificador único que se genera para cada factura electrónica. Su función principal es garantizar la autenticidad, integridad y unicidad del documento electrónico en el sistema tributario.
En relación con la factura electrónica:
- La factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos legales y fiscales, y debe ser enviado y registrado ante la autoridad tributaria.
- Se genera para asegurar que cada factura sea única e irrepetible.
- Es un código alfanumérico que se obtiene a partir de un conjunto de datos específicos de la factura, como el número de la factura, el número de identificación del emisor, fecha, hora, valor total, entre otros.
- Este código funciona como una huella digital o firma única del documento, lo que permite verificar que la factura no ha sido modificada después de su emisión.
- Facilita la validación y control por parte de la autoridad fiscal, ya que cada factura está identificada de manera inequívoca.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en Colombia.
¿Qué es la factura Electrónica?
La factura Electrónica es un comprobante que se envía a la DIAN y le da a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo XML.
¿Quiénes están obligados a emitir la factura Electrónica?
En concreto, toda empresa en Colombia que tenga relación laboral con al menos una persona está obligada a emitir la factura Electrónica.
¿Qué beneficios obtengo al implementar un software de factura Electrónica?
Implementar un Sistema de factura Electrónica como SERES ofrece múltiples beneficios. Facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y laborales, asegurando precisión y puntualidad en el cálculo y pago de salarios. Además, optimiza la gestión de recursos humanos, reduce errores manuales y minimiza el riesgo de sanciones.
¿Qué se debe tener en cuenta al implementar la factura electrónica?
Para emitir la factura electrónica en Colombia, es fundamental considerar varios aspectos clave. Primero, asegúrate de cumplir con las normativas establecidas por la DIAN, incluyendo el uso de un proveedor tecnológico autorizado. Finalmente, asegúrate de mantener actualizada la base de datos de empleados y salarios, y de realizar pruebas previas para verificar el correcto funcionamiento del sistema antes de su implementación definitiva.
¿Qué debo reportar en la factura electrónica?
Algunos de los requisitos que debes tener en tu factura son: consecutivo, datos de la Razón Social, código CUNE, medios de pago y datos del empleado.
¿Cómo se realiza la factura electrónica?
Elaborar tu factura electrónica con nuestro sistema es un proceso claro y asistido, incluso si es la primera vez que lo haces. Se compone de los siguientes pasos principales:
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Configuración de la liquidación: Establece los datos esenciales como el período de pago, los empleados activos y las condiciones laborales específicas de cada uno.
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Ingreso de novedades: Registra variaciones que puedan afectar el pago, tales como horas extras, incapacidades, vacaciones u otras modificaciones pertinentes.
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Revisión y validación: El sistema calcula automáticamente los valores asociados. Tu tarea será verificar y confirmar que toda la información esté correcta.
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Envío y generación de reportes: Una vez validada la factura, se enviará la información a la DIAN y podrás descargar reportes detallados para tus registros.
Además, durante todo el proceso contarás con acompañamiento personalizado por parte de nuestro equipo, quienes estarán disponibles para resolver cualquier duda que surja.