Factura electrónica obligatoria en Perú

Antes de empezar a emitir facturas electrónicas con SERES, necesitas estar registrado en la SUNAT como contribuyente con RUC válido y habilitado para emitir comprobantes electrónicos.

• Obtención del RUC: Si aún no tienes RUC, debes tramitarlo en la SUNAT.

• Habilitación como Emisor Electrónico: A través del portal de la SUNAT, debes solicitar la habilitación para emitir comprobantes electrónicos. Este paso es clave, ya que con esta habilitación podrás integrarte con el sistema de gestión de factura electrónica.

Una vez que ya tengas tu RUC y la habilitación de emisor electrónico puedes realizar los procesos de emisión y recepción de documentos electrónicos o tener un proveedor que te lo gestione. Este proveedor de servicios de facturación electrónica se define como OSE (Operadores de Servicios Electrónicos) y PSE (Proveedor de Servicios Electrónicos) son los encargados de integrarte con la SUNAT y facilitarte todo el proceso de emisión, envío y almacenamiento de las facturas electrónicas.

La configuración e integración de un ERP consiste en adaptar e interconectar todos los módulos y funciones del sistema ERP con los procesos operativos, contables, fiscales y administrativos de la empresa, respetando la normativa vigente en Perú. Esta integración permite gestionar de forma centralizada las áreas clave del negocio como ventas, compras, inventarios, contabilidad, RR.HH. y tributación, facilitando el cumplimiento legal y optimizando la eficiencia operativa.

Generación de la factura: Con el sistema integrado, cada vez que realices una venta o transacción, el sistema generará automáticamente la factura electrónica. Esto incluye el detalle del producto/servicio, el precio, los impuestos aplicados, la información del cliente, entre otros datos.

Validación de documentos: Antes de enviar la factura a SUNAT, se debe realizar una validación en tiempo real mediante tu Clave SOL para asegurarse de que todos los datos estén correctos. Esto ayuda a evitar errores comunes, como la falta de un código de producto, datos del cliente incorrectos o formatos no permitidos.

Una vez validada, se debe enviar la factura electrónica a SUNAT, donde se someterá a un proceso de validación final. Para encargarse de todo el envío, se debe ingresar al portal de SUNAT. Esto incluye:

• Generación del archivo XML: Generar y enviar el archivo XML con la información de la factura electrónica.

• Código de aceptación o rechazo: En cuanto SUNAT valida la factura, recibirás la respuesta con el código de aceptación o rechazo, y deberás enviarlo a tu cliente.

Una vez que la factura sea aceptada por SUNAT, se te permite enviar la factura a tu cliente de manera electrónica:

• Archivo XML: Puedes enviar directamente el archivo XML de la factura al cliente.

• Archivo PDF con código de barras: Además del XML, puedes generar un archivo PDF de la factura, que incluye un código de barras o código QR, que tu cliente puede utilizar para validar la factura.

La SUNAT obliga al almacenamiento seguro y en la nube de todas las facturas emitidas, tanto las validadas como las rechazadas, por un período mínimo de 5 años, cumpliendo con las disposiciones legales establecidas por la SUNAT.

Deberás recoger todos los reportes detallados sobre las facturas emitidas, validadas, rechazadas y cualquier incidencia con el proceso. Esto te ayuda a:

• Realizar una conciliación de los pagos: Puedes ver qué facturas fueron aceptadas y qué transacciones aún están pendientes de validación.

• Cumplimiento tributario: Gracias a los reportes detallados, puedes asegurarte de que estás cumpliendo con todos los requerimientos tributarios de SUNAT.

• Nota de Crédito: comprobante de pago que emite un vendedor o proveedor de servicios para anular total o parcialmente una boleta de ventas emitida previamente o para la corrección de un error en el boleto de venta emitido.

• Nota de Débito: comprobante de pago que emite el vendedor o proveedor para aumentar el importe de una factura o boleta que ya fue emitida anteriormente.