Descubre en esta guía qué es el Intercambio electrónico de Documentos, los formatos, documentos, sectores de uso y todos los aspectos a tener en cuenta para su puesta en marcha con casos reales de transformación digital de empresas.
En el entorno empresarial actual, la integración de las comunicaciones en el ámbito B2B es la clave del éxito. De hecho, en los próximos años, las relaciones comerciales entre empresas se llevarán a cabo íntegramente de forma electrónica. Si bien es cierto que casi la totalidad de empresas han incorporado medios electrónicos en sus procesos internos, todavía queda mucho por hacer para conseguir la digitalización total del negocio.
Para comenzar esta transformación digital de la empresa, el primer paso es implementar un proyecto EDI. El Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), es el intercambio telemático de documentos comerciales de todo tipo, desde órdenes de compra a facturas. En este proceso se emplean unos formatos específicos, y dota a las transacciones comerciales de una mayor seguridad y agilidad.
Proceso EDI
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Este proceso lo podemos dividir en tres etapas:
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| El primer paso es identificar los datos que se desean incluir en el documento electrónico a intercambiar. Esta información puede extraerse automáticamente del gestor documental interno de la compañía. | En el siguiente paso, se convierten los datos en un formato EDI estándar. Para ello se requiere un software especializado que defina cómo se ordenará la información de manera interna. |
Conectividad: Las Redes de Valor Añadido o Agregado (RVA), o VAN por sus siglas en inglés (Value Aggregate Network) son puntos de conexión que permiten acceder a un gran número de empresas que trabajan con EDI de forma colaborativa. |
La recepción de un documento EDI es básicamente el proceso inverso del envío. De esta forma, se distinguen los siguientes pasos:
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| Al igual que sucede con el envío del documento, hay dos opciones: enviarlo a través de internet o contar con los servicios de un proveedor de confianza. | En el caso de elegir un proveedor de red EDI, el software convertirá automáticamente los datos del documento entrante en el formato utilizado por la empresa receptora. De esta forma, se agiliza todo el proceso de recepción, ahorrando tiempo y eliminando errores. | Al contratar un proveedor de servicios, el contenido del documento queda automáticamente almacenado en el sistema de gestión interno de la empresa. |
En la actualidad, el Intercambio Electrónico de Documentos puede utilizarse en cualquier sector de actividad. No obstante, los más activos en su implementación son los siguientes:
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Sector Retail |
Sector Automotriz |
Sector Logístico |
Sector Sanitario y farmacéutico |
Sector Financiero |
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Formado por supermercados, grandes tiendas y perfumerías, entre otros, es el sector que más utiliza el EDI. Se caracteriza por ser muy competitivo, por lo que mejorar el margen es clave. El uso en el sector retail permite a las empresas obtener unos precios de venta finales bajos sin reducir su margen, ya que el trato electrónico de los documentos proporciona un ahorro considerable en los costes que se soportan. |
El sector de la automoción es otro de los sectores que más tiempo lleva funcionando con EDI. De hecho, la mayoría de fabricantes y proveedores de primer nivel usan este tipo de servicios EDI debido al gran valor que aportan en la automatización de procesos y en la integración de la información de los documentos en los sistemas internos | El EDI es una pieza clave para los operadores logísticos y de transporte, siendo esencial para el intercambio de mercancía, o las centrales de compras, donde además de la relación con sus proveedores es necesaria una gestión ágil con sus asociados. | El sector sanitario lleva años realizando grandes esfuerzos para sumarse a este tipo de intercambio. Este sector se caracteriza por su heterogeneidad en la cadena de suministros ya que en ella participan muchos actores diferentes y existen multitud de productos distintos. Estos servicios permiten que la comunicación entre los participantes sea más fluida, al mismo tiempo que simplifica los procedimientos, asegura la confidencialidad de los pacientes y reduce los errores, que en este caso incluso pueden poner en riesgo la salud de los pacientes. |
El sector financiero fue pionero en utilizar soluciones de intercambio electrónico de documentos para el pago de nóminas, recibos y otros tipos de documentos; lo que les ha permitido acceder a numerosos canales de financiación a través de un entorno rápido, seguro y confidencial. Desde entonces, el EDI se ha hecho cada vez más común entre entidades financieras y su crecimiento ha sido exponencial año a año hasta alcanzar volúmenes realmente importantes, tanto en relación a los documentos intercambiados como al valor de los mismos. |
El modelo de trabajo EDI implica la realización de acciones comerciales sin papeles, de forma electrónica, mediante una estructura específica y sobre un estándar internacional. Se trata del primer paso para lograr la transformación digital de una empresa, por ello, antes de implementarlo, es fundamental tener en cuenta una serie de puntos:
- 1. Realizar un análisis y segmentación de los proveedores en función de su tamaño, volumen de facturación o nivel de desarrollo tecnológico.
- 2. Identificar las áreas o departamentos de aplicación del EDI y las transacciones específicas que se llevan a cabo en los diferentes sectores de actividad comercial.
- 3. Implicar a todos los departamentos de la empresa, puesto que la introducción del EDI cambiará la forma en la que se trabajaba hasta el momento.
- 4. Establecer un método de trabajo.
Contar con los servicios de un proveedor de EDI te ayudará a la hora de tomar determinadas decisiones. SERES, cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector, y nuestra misión es acompañar y asesorar, de manera personalizada, a todas las empresas que quieren comenzar su transformación digital. |
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