Todo sobre EDI (Intercambio Electrónico              de Documentos), la guía definitiva

El envío de documentos EDI consta de 3 pasos: identificar los datos, crear el documento EDI adecuándolo al formato estándar y transmitirlo a su interlocutor a través de las redes de valor añadido (RVA), que son puntos de conexión entre empresas que intercambian documentos EDI. Estas RVA actúan como intermediarios para garantizar la entrega eficiente, la monitorización del tráfico de datos y la validación del contenido, facilitando así una comunicación fluida y automatizada entre socios de negocio.

La recepción de documentos con EDI (Electronic Data Interchange) es un proceso automatizado que permite a las empresas intercambiar información comercial de manera eficiente, rápida y sin errores manuales. Al recibir documentos EDI, el sistema lo interpreta automáticamente según el formato predefinido, lo valida y lo integra directamente en las aplicaciones internas de gestión, eliminando así la necesidad de intervención humana y mejorando la precisión y la trazabilidad de la información.

Recepción del documento EDI

El primer paso para recibir el documento en formato EDI es contar con un proveedor especializado que se encarga de recibir los documentos en tu nombre, garantizando que el proceso sea fluido y seguro. Es importante que el proveedor cumpla con los estándares internacionales de EDI y compatible con los sistemas de la empresa.

Conversión del documento EDI

Una vez recibido el documento, se debe traducir al formato requerido por la empresa receptora. Al utilizar un proveedor de servicios, este se encarga de convertir el documento al formato compatible con tu sistema. De esta manera, la información del documento EDI se procesará correctamente, sin ocasionar pérdida de datos ni errores.

Introducción de datos

Después de la conversión del documento EDI, este se integra directamente en el sistema de gestión interna de tu empresa permitiéndote automatizar procesos (órdenes de compra o facturas), almacenamiento centralizado de la información y mayor eficiencia al eliminar la necesidad de ingresar datos de manera manual.

Los principales formatos EDI (Electronic Data Interchange) que se utilizan para el intercambio de datos entre sistemas empresariales son el EDIFACT, ODETTE, ANSI X12, EANCOM, TRADACOMS y RosettaNet. Cada uno de estos estándares se ha diseñado para responder a las necesidades específicas de distintos sectores industriales, permitiendo una comunicación estructurada, segura y estandarizada. La adopción del formato dependerá del tipo de transacción comercial, los requisitos del socio comercial y el entorno normativo del sector.

Los documentos EDI más comunes son: ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INOVIC, GENRAL, SLSRPT, INVRPT, PRICAT, COACSU, REMADV, RETANN, RETINS, REQOTE, QUOTES, DELJIT e IFTMIN. Como resultado, se pueden intercambiar desde documentos de factura hasta instrucciones de transporte incluyendo albaranes, órdenes de recepción o informes de inventario. Para ilustrar cómo se lleva a cabo un flujo real de intercambio de documentos EDI, hemos preparado un caso práctico que corresponde al sector sanitario, donde la eficiencia y la trazabilidad son fundamentales para garantizar el suministro adecuado de productos médicos y farmacéuticos.

En la actualidad, el intercambio electrónico de documentos puede utilizarse en cualquier sector de actividad. No obstante, los más activos en su implementación son el retail, automotriz, logístico, sanitario y el financiero. Además, contar con los servicios de un proveedor de EDI te ayudará en la toma de decisiones. SERES, con más de 30 años de experiencia, te acompañará y asesorará de manera personalizada para comenzar su transformación digital.