Fatura eletrónica.
Digitalize e automatize as contas a pagar ou receber com a fatura electrónica
O que é uma Fatura Eletrónica?
Uma Fatura eletrónica é uma fatura que é emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado. Em Portugal nos contratos públicos, o formato estruturado estabelecido pela eSPap é o CIUS-PT (uma extensão do formato Europeu UBL2.1)
Vantagens da Faturação Eletrónica
Traduz-se num maior controlo sobre as faturas a cobrar
As faturas chegam ao destinatário em segundos
Redução de custos e ROI (Return on investment) a curto/médio prazo
Com a otimização de processos e recursos o retorno do investimento é rápido
Otimização de processos e melhorias na gestão
Com a fatura eletrónica os recursos da empresa poderão dedicar-se a tarefas menos rotineiras e mais produtivas para o negócio
De acordo com a legislação ou requisitos de um parceiro
Ao cumprir com a lei em vigor, ganhará posicionamento no mercado
Canal de comunicação seguro e global
O nosso serviço de fatura eletrónica garante uma interoperabilidade global e através dos canais de comunicação mais seguros
Tipos de soluções de faturação eletrónica
Soluções Integradas ERP são sistemas de faturação eletrónica e EDI totalmente integrados no sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) de uma empresa. Isto significa que todos os processos relacionados com a faturação e a troca de dados são executados no mesmo ambiente de software. Trata-se de um serviço avançado que permite a comunicação/integração diretamente entre o ERP do cliente e o broker.
WEB-Manual
Trata-se de um serviço manual e económico, que é direcionado para aquelas empresas que têm a necessidade de enviar mensalmente poucas faturas eletrónicas estruturadas (até 10+/-).
Legislação em vigor em Portugal
Nos contratos públicos (B2G)
O Decreto-Lei 123/2018 veio definir o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos, procedendo à primeira alteração do Decreto-Lei 111-B/2017.
A eSPap foi eleita a entidade para coordenar a implementação da faturação eletrónica competindo-lhe a emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportam a referida implementação. O formato estruturado para a emissão de faturas eletrónicas escolhido foi o CIUS-PT.
Entre clientes privados (B2B)
Conforme o Decreto-Lei 28/2019 (Artigo 12º, Secção II), as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação do destinatário, ser emitidos via eletrónica, sendo que, a partir de 1 de Janeiro de 2025, será obrigatória a assinatura digital em todas as faturas enviadas a clientes privados (B2B) em formato PDF.
Esta obrigatoriedade foi adiada por diversas vezes através de despachos, sendo o último o Despacho 8/2022 XXIII que no seu ponto 6 indica que até dia 31 de Dezembro de 2023 todas as faturas enviadas em PDF podem ser consideradas eletrónicas. Sendo que a partir de 1 de janeiro aplicar-se-á (salvo novo adiamento), o DL 28/2019, que obrigará a que as faturas tenham todas uma assinatura digital qualificada.
Adesão obrigatoria à Fatura Eletrónica: Conheça os Prazos.
Calendário para os Fornecedores da Administração Pública
Desde 1 de janeiro de 2021
Grandes empresas
A partir de 1 de Janeiro de 2025
Micro, pequenas e médias empresas e para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
(*) As entidades públicas que pretendem manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas devem submeter um pedido de adesão à emissão (FE-AP outbound )
Qual a diferença entre uma Fatura Eletrónica e uma Fatura em PDF?
Enquanto a fatura eletrónica trata-se de um formato estruturado (CIUS-PT), sendo que é o único formato aceite nos contratos públicos, já entre os clientes privados (B2B), é muito comum o envio das faturas através de e-mail com um PDF em anexo. A isto chamamos-lhe uma fatura digital, uma vez que não tem suporte físico. Ainda assim, não é comparável com uma fatura eletrónica visto que muito do trabalho manual continua a ter de ser realizado, nomeadamente: validação de dados manualmente por parte recetor, introdução de dados manualmente no sistema, e não tendo qualquer devolução de estado automático.
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
O Decreto-Lei n.º 28/2019 regulamentou o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. De acordo com este Decreto-Lei, torna-se necessário garantir a autenticidade da origem e integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica. Para tal deverá ser adotado um dos três seguintes procedimentos:
Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada
É uma forma de validar a autenticidade da origem dos documentos fiscais e a integridade do conteúdo dos mesmos.
Aposição de um selo eletrónico qualificado
E válido para autenticar documentos fiscais. identifica a entidade responsável pela emissão do documento.
Utilização de um Sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
Formato da Faturação Eletrónica nas Administrações públicas
O que é o CIUS-PT?
O CIUS-PT é o formato estabelecido pela normativa europeia UBL 2.1 - XML para a faturação eletrónica B2G (para as administrações públicas) em Portugal. A eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.), como entidade reguladora, divulgou a versão 1.1.0 da norma técnica específica para Portugal, denominada CIUS-PT, em 27 de setembro de 2019.O objetivo é cumprir as formalidades da emissão de faturas e aumentar a automatização na receção, conferência e processamento dos documentos eletrónicos.É importante ressaltar que o modelo CIUS-PT substitui um template "piloto" baseado no formato e regras da diretiva comunitária (Norma Técnica UBL2.1 eSPap).A página normas sobre Fatura Eletrónica da eSPap estabelece uma série de orientações sobre o CIUS-PT, desde o próprio modelo de dados semânticos à lista de sintaxes que devem ser cumpridas.
Perguntas frequentes sobre a faturação eletrónica.
As administrações portuguesas já estão prontas para receber faturas eletrónicas?
As administrações e os institutos públicos têm como limite a data de 18/04/2019 para adaptar os seus sistemas de informação ao modelo de fatura eletrónica. Este prazo alarga-se até 18/04/2020 no caso das administrações públicas de âmbito local. É possível que algumas administrações tenham os seus sistemas preparados antes desta data, permitindo a receção de faturas eletrónicas antes da data limite assinalada no projeto.
Em que data devem os fornecedores enviar as suas faturas em formato eletrónico?
Assim que as empresas destinatárias comunicarem a disponibilidade dos seus sistemas para receber faturas, poderá iniciar-se o envio destas por parte dos fornecedores que já estiverem preparados. Em qualquer caso, existem datas limite, que são 01/01/2021 para as grandes empresas e 01/01/2024 para PME e microempresas.
O que é a eSPAP?
A eSPAP - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, coordena a implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP). O Decreto 123/2018 de 20 de dezembro outorga à eSPAP todas as competências para regular os requisitos técnicos e funcionais da implementação da fatura eletrónica junto das administrações públicas em Portugal.
Qual é o papel da eSPAP no projeto da fatura eletrónica em Portugal?
A eSPAP disponibiliza uma solução FE-AP para a implementação do modelo eletrónico em Portugal, habilitando um canal de comunicação para enviar as faturas a administrações e organismos públicos. Os institutos públicos e a Administração direta do governo utilizarão esta plataforma como canal de receção das faturas dos seus fornecedores. As restantes entidades públicas poderão aderir voluntariamente ao serviço da eSPAP, embora possam decidir implementar os seus próprios canais de comunicação em função das suas necessidades particulares.
Que organismos públicos estão obrigados a utilizar a plataforma da eSPAP?
As entidades obrigadas a conectar-se por eSPAP para receber as faturas eletrónicas são as entidades geridas pelo governo e os institutos públicos. Outras entidades públicas de caráter local podem optar por desenvolver a sua própria plataforma como, por exemplo, os hospitais, câmaras municipais, tribunais, etc.
O que é o Portal de FE-AP da eSPAP?
É o portal para a Fatura Eletrónica na Administração Pública desenvolvido pela eSPAP com o objetivo de se converter no ponto de entrada para a receção de faturas eletrónicas da administração pública.
Como envio as minhas faturas? Por e-mail, através de algum portal...?
No caso das administrações e dos institutos públicos, que estão obrigados a utilizar a plataforma da eSPAP, existem duas opções. A primeira é enviar para esta plataforma as faturas de forma automática através do protocolo Web Service. Alternativamente poderá recorrer a um Broker como a SERES, tendo como grande vantagem a possibilidade de enviar faturas não só a entidades públicas dentro da eSPap, como a qualquer outra que tenha o seu próprio Broker. Além disso também poderá enviar a clientes privados.
Quais são as principais funcionalidades da solução de fatura eletrónica da eSPAP?
Oferece às administrações públicas conectadas à plataforma da eSPAP a possibilidade de receber as faturas eletrónicas dos seus fornecedores e outorga mecanismos de monitorização, validação e processamento nos seus próprios sistemas contabilísticos.
O processo de implementação da solução é complexo?
Não, trata-se de uma integração muito simples e nada intrusiva. Não altera o processo de faturação da sua empresa. Atualmente praticamente todos os ERP's do mercado têm a capacidade de exportar o formato CIUS-PT, o que facilita muito a integração entre sistemas.
O processo é seguro relativamente à proteção de dados da minha empresa e dos meus clientes?
Totalmente seguro. Num processo de faturação tradicional, em papel, existem muitas mais possibilidade de extravio ou recepção por parte do receptor errado. Na SERES somos pioneiros e temos mais de 20 anos de experiência a potenciar e desenvolver uma melhoria contínua da faturação em Portugal, actuando como Terceiro de Confiança, facilitando a digitalização dos nossos clientes. Por isto, a nossa experiência é garantia de segurança e qualidade na gestão de faturas e na relação com os seus clientes e fornecedores.
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